Topautopay.com – Faktur adalah dokumen resmi yang memuat informasi pembelian barang atau jasa dengan cara pembayaran yang ditentukan. Faktur penting bagi bisnis karena merupakan bukti pembelian yang sah dan memudahkan pencatatan keuangan serta dapat dipergunakan untuk menyelesaikan masalah hukum jika terjadi perselisihan transaksi.

Apa itu Faktur – Dalam bisnis, Anda pasti menyimpan dokumen yang berisi transaksi harian, dan itu merupakan hal penting yang harus dilakukan, salah satunya adalah dokumen invoice.

Membuat dan menyimpan dokumen invoice setiap hari bukanlah tugas yang mudah. Apalagi jika setiap hari bisnis Anda selalu ada transaksi masuk dan keluar.

Mengapa demikian? Dikutip dari situs Kofax.com, penyelesaian setiap invoice membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk menyelesaikan lima invoice.

Lalu bagaimana dengan ratusan bahkan ribuan transaksi yang membutuhkan invoice dalam jumlah besar. Tentu saja, ini sangat membingungkan dan membutuhkan banyak sumber daya.

Tanpa dokumen invoice ini, bisa dipastikan sebuah bisnis akan kesulitan dalam pencatatan transaksi dan pengelolaan keuangan bisnis.

Oleh karena itu diperlukan cara terbaik untuk mencatat transaksi yang terjadi dengan menggunakan invoice. Lalu mengapa dokumen invoice itu penting?

Baca Juga: Contoh Faktur Layanan untuk Bisnis yang Bisa Anda Coba

Apa itu Faktur?

Dikutip dari situs Investopedia, invoice adalah dokumen komersial yang mendukung sebuah transaksi dan memuat tanggal dan waktu transaksi antara pembeli dan penjual. Di Indonesia, istilah Invoice sendiri bisa juga disebut dengan invoice atau business invoice.

Sedangkan menurut KBBI, invoice atau yang bisa disebut invoice adalah dokumen yang mencantumkan barang yang di dalamnya terdapat nama, jumlah, hingga harga yang harus dibayar oleh pembeli.

Singkatnya, ini adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Pada umumnya invoice atau dokumen invoice akan diterbitkan pada saat pembeli telah menyelesaikan pesanan atau pesanan sudah sampai.

Informasi yang dicatat pada faktur lengkap. Misalnya, ketika dalam transaksi ada kesepakatan pembelian yang dilakukan secara kredit, maka syarat dan cara pembayaran yang digunakan akan tertera pada invoice.

Pada umumnya invoice itu sendiri dibuat rangkap tiga atau dapat digunakan sebagai invoice digital.

Baca Juga:Cara Membuat Invoice dengan Mudah, Pebisnis Wajib Tahu!

Penggunaan Umum Faktur untuk Bisnis

Pada umumnya invoice sendiri memiliki fungsi sebagai alat penagihan atau bukti. Selain itu, dokumen ini juga dapat digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha atau bisnis telah memenuhi kewajiban wajib pajak.

Oleh karena itu, banyak perusahaan atau bisnis yang mencetak invoice dalam beberapa rangkap, dan umumnya rangkap tiga. Karena dokumen ini akan digunakan sebagai arsip, dikirim ke pembeli, sekaligus sebagai bukti pajak.

Faktur, selain sebagai bukti transaksi, dalam pencatatan akuntansi, faktur juga sangat diperlukan karena dapat mencatat semua transaksi yang dilakukan di perusahaan. Ini juga dapat digunakan sebagai bukti pembukuan transaksi.

Berbagai fungsi dari dokumen invoice antara lain sebagai berikut:

Fungsi invoice adalah sebagai dokumen untuk menyimpan detail transaksi. Serta menagih pengguna agar dapat melakukan pembayaran.
Dapat digunakan sebagai sumber informasi yang valid tentang produk atau layanan yang dibeli oleh pengguna ketika terjadi kesalahan dalam proses pembayaran atau pengiriman.
Berisi informasi terkait perhitungan seputar transaksi, mulai dari pembelian hingga metode pembayaran yang digunakan.
Selain itu, invoice juga dapat digunakan untuk mempermudah pembukuan keuangan bisnis.
Sebagai template ketika ingin menjual kembali barang yang sudah dibeli.
Bukti tertulis keluar masuknya barang.
Sebagai informasi mengenai produk yang dipesan oleh pelanggan.

Jenis Faktur yang Biasa Digunakan oleh Bisnis

Faktur terbagi menjadi 3 jenis yaitu:

Faktur biasa
Faktur biasa atau invoice merupakan salah satu jenis invoice yang sering digunakan. Umumnya penjual akan menyerahkan invoice setelah terjadi transaksi atau kesepakatan. Faktur biasanya berisi kuantitas, harga barang, dan harga total.
Faktur proforma
Faktur proforma biasanya berlaku untuk transaksi yang menggunakan sistem uang muka. Faktur proforma akan dikeluarkan secara bertahap sampai semua barang diterima.
Faktur konsuler
Untuk perdagangan internasional, orang dapat menggunakan faktur konsuler. Sebelum diberikan kepada pembeli, invoice akan melalui proses verifikasi dan baru akan dikirim setelah verifikasi. Biasanya, faktur konsuler digunakan untuk ekspor/impor.

Baca Juga:5 Manfaat Penting Invoice Online Bagi UKM

Pemahaman Dasar Invoicing & Pentingnya Bagi Bisnis

Save the writer, Ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh seorang pelaku bisnis saat membuat invoice atau faktur. Biasanya, invoice harus dinyatakan dengan jelas sebagai dokumen bukti transaksi.

Di dalamnya juga terdapat invoice atau nomor invoice yang berguna untuk identifikasi dalam pengajuan dan sebagainya. Selain itu juga harus ada informasi yang tercantum dalam invoice ini mulai dari nomor telepon, hingga alamat, hal ini dimaksudkan untuk informasi kontak yang dapat dihubungi jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan dalam pembuatan invoice.

Metode pembayaran harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen, termasuk ketentuan pembayaran, ketentuan pembayaran dan informasi tentang diskon dan biaya lainnya.

Dahulu, secara historis pembuatan faktur dan penyimpanan masih dilakukan secara manual sehingga banyak dibuat salinannya, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Hal ini tentu saja menyebabkan kurangnya efisiensi dalam pembuatan dan penyimpanan yang membutuhkan biaya yang tidak sedikit.

Namun kini, membuat invoice sendiri bisa dengan mudah dilakukan dengan bantuan komputer. Saat ini pun self invoicing tidak lagi konvensional dibandingkan sebelumnya. Kirim juga bisa menggunakan email atau SMS. Ya, meskipun beberapa masih menggunakan metode pembuatan dan pengiriman konvensional.

Biasanya jika pengirimannya konvensional seperti menggunakan kurir atau ojek online akan memakan waktu tempuh dan membutuhkan biaya yang tinggi.

Dari penjelasan di atas, invoice sendiri merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sebuah bisnis untuk dapat memastikan bahwa pelanggan dapat menyelesaikan pembayaran.

Faktur bertindak sebagai perjanjian antara bisnis dan pelanggan yang menyediakan layanan atau menjual produk tertentu.

Dari invoice tersebut Anda juga bisa mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menyelesaikan pembayaran tagihannya.

Tentu saja, ini akan membantu bisnis dan karyawan untuk mengelola arus kas keuangan mereka dengan lebih baik.

Manfaat Faktur untuk Bisnis

Ada beberapa keuntungan yang bisa dirasakan saat membuat invoice untuk keperluan bisnis, sebagai berikut:

Kumpulkan pembayaran untuk barang atau jasa yang dibeli

Faktur dibuat sebagai dokumen yang sah untuk digunakan sebagai bukti penagihan pembayaran kepada pembeli.

Rincian data atau informasi transaksi yang terdapat dalam invoice harus sesuai dan dicantumkan, agar transaksi dapat dilakukan secara transparan.

Memberikan Visibilitas Untuk Bisnis Mengenai Pengeluaran

Faktur adalah dokumen penting, biasanya dibutuhkan oleh bisnis ketika mereka melakukan bisnis. Apalagi jika pembelian dilakukan dengan denominasi besar.

Dengan invoice, pengeluaran, detail pembelian, serta detail dan pengeluaran dapat diketahui secara transparan.

Transaksi Pembayaran

Selain itu, dokumen invoice juga dapat digunakan untuk melacak pembayaran secara tertulis. Hal ini dapat diketahui kepada siapa pembayaran itu dilakukan, lalu berapa uang yang dikeluarkan dan sebagainya.

Komponen Faktur Umum

Berikut adalah contoh invoice beserta komponennya yang bisa langsung Anda tinjau dan pahami.

Contoh invoice dengan komponen lengkap (Sumber: Paper.id)

Pada umumnya sebuah invoice memiliki beberapa komponen di dalamnya. Sebagai berikut :

Nomor Pesanan Faktur
PO (Pesanan Pembelian) / Nomor Pesanan
LAKUKAN / SJ
Sub Total Transaksi
Detail Barang Yang Dibeli
Diskon Transaksi (Jika Ada)
Ongkos Kirim (Jika Ada) Transaksi
Biaya PPN atau Pajak Transaksi
Total biaya Transaksi Faktur

Baca Juga:5 Alasan Mengapa Faktur Online Menguntungkan Untuk Bisnis Anda

Buat Faktur Dengan Mudah dan Cepat Menggunakan Software Aplikasi Faktur Online dari Paper.id

Jika Anda bingung dalam membuat invoice. Anda bisa menggunakan software aplikasi invoice online dari Paper.id.

Anda dapat membuat faktur digital langsung dalam 5 menit di Paper.id

Paper.id adalah software aplikasi invoice online yang memudahkan pembuatan dan pengiriman invoice pembelian atau membuat invoice online secara langsung dan otomatis.

Dengan menggunakan aplikasi invoice online dari Paper.id Anda bisa mendapatkan laporan keuangan dari invoice yang dibuat secara real time.

Dan Paper.id dapat memberikan fitur pengingat otomatis, dimana Anda tidak perlu repot-repot melakukan penagihan secara manual kepada pelanggan.

Ayo gunakan Paper.id sekarang juga dengan klik tombol di bawah ini. Gratis!

Faktur adalah dokumen resmi yang berisi informasi tentang penjualan suatu produk atau jasa. Faktur sangat penting untuk bisnis karena dapat digunakan sebagai bukti pengeluaran, dasar perhitungan pajak, dan juga membantu dalam manajemen keuangan. Dengan memiliki faktur yang terjamin kebenarannya, bisnis dapat menghindari risiko sengketa atau masalah hukum.

117